MÔ TẢ CÔNG VIỆC

A. NHIỆM VỤ

• Tham mưu, giúp việc Chủ tịch Tập đoàn trong việc xây dựng, theo dõi hoạt động và chương trình làm việc của Chủ tịch Tập đoàn.
• Giám sát việc thực hiện chỉ đạo và các công việc khác theo chỉ đạo của Chủ tịch đối với các đơn vị trong Tập đoàn.
• Thực hiện các công việc theo chỉ đạo của Chủ tịch Tập đoàn.
• Chịu trách nhiệm biên, phiên dịch cho Chủ tịch khi gặp gỡ các đối tác (Tiếng Anh bắt buộc, ưu tiên biết thêm tiếng Nhật)

B. TRÁCH NHIỆM

1. Tham mưu, giúp việc Chủ tịch Tập đoàn trong việc xây dựng và theo dõi hoạt động và chương trình làm việc của Chủ tịch:

• Lập và theo dõi lịch làm việc hằng ngày của Chủ tịch
• Sắp xếp và nhắc nhở các cuộc hẹn của Chủ tịch.
• Sắp xếp lịch trình và nội dung các chuyến đi công tác trong và ngoài nước của Chủ tịch Tập đoàn; chuẩn bị visa, passport, vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón và các thứ cần thiết khác trong phạm vi được yêu cầu.
• Tổng hợp các báo cáo từ các Khối/Ban/Phòng theo chỉ đạo của Chủ tịch và Trợ lý điều hành.
• Nắm rõ quy trình làm việc của các phòng ban để giải quyết một cách nhanh nhất các công việc phát sinh và các quy định của Tập đoàn
• Quản lý danh sách, số điện thoại, địa chỉ các Công ty, cơ quan hoặc cá nhân có nhu cầu liên hệ thường xuyên đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác.
• Nghe và xử lý nhanh, chính xác các cuộc điện thoại từ bên ngoài hoặc từ các bộ phận khác gọi đến cho Chủ tịch Tập đoàn.

2. Giám sát việc thực hiện chỉ đạo Chủ tịch của các đơn vị:

• Có trách nhiệm truyền đạt các chỉ đạo của Chủ Tịch Tập đoàn đến với các bộ phận khác trong
• Tập đoàn, đồng thời theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch và thu thập phản hồi của các bộ phận để báo cáo với Chủ tịch Tập đoàn.

3. Các công việc khác:

• Thực hiện công việc theo phân nhiệm của Trợ lý điều hành.
• Thực hiện các dự án đặc biệt khi được yêu cầu.
• Thực hiện quan hệ ngoại giao với các cơ quan chức năng khi được phân công.
• Sắp xếp, chuẩn bị tài liệu và làm thư ký cho các cuộc họp của Chủ tịch Tập đoàn hoặc được phân công.
• Tháp tùng Chủ Tịch Tập đoàn đi công du các tỉnh và các nước theo chỉ đạo.
• Thực hiện công việc trình ký và đóng dấu hồ sơ.
• Chịu trách nhiệm việc soạn thảo công văn, thư từ, tài liệu và truyền tải thông tin cho các bộ phận theo quy định và yêu cầu của HĐQT. Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất theo yêu cầu của Chủ tịch trong mọi trường hợp.
• Phát hiện và cảnh báo kịp thời trường hợp các vấn đề không tuân thủ pháp luật và quy định hoạt động của công ty. Đánh giá chính xác và đề xuất các phương án, biện pháp giải quyết cụ thể hiệu quả.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

• Có nghiệp vụ thư ký trợ lý tối thiểu 3 năm.
• Thành thạo tin học văn phòng, soạn thảo công văn, giấy tờ.
• Thành thạo Tiếng Anh (4 kỹ năng), ưu tiên biết thêm tiếng Nhật.
• Có khả năng đi công tác và làm ngoài giờ.